Stand: Mai 2026
Wir freuen uns über Ihr Interesse an PhonAI. Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für uns. Eine Nutzung unserer Webseiten ist grundsätzlich ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Sofern eine betroffene Person besondere Services unseres Unternehmens über unsere Webseite in Anspruch nehmen möchte, könnte jedoch eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden.
RisMa GmbH
Johann-Paul-Schlageterstraße 6
76437 Rastatt, Deutschland
Geschäftsführer: Matthias Kannenberg
E-Mail: info@risma-gmbh.de
Telefon: +49 1522 1378056
HRB 744847, Amtsgericht Mannheim · USt-IdNr. DE355355648
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder wenn eine gesetzliche Erlaubnis besteht.
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages Art. 6 Abs. 1 lit. b. Bei rechtlicher Verpflichtung Art. 6 Abs. 1 lit. c. Bei berechtigtem Interesse Art. 6 Abs. 1 lit. f.
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Anrufaufzeichnungen, Transkripte und Sprach-Metadaten werden standardmäßig nach 90 Tagen automatisch gelöscht (DSGVO-Retention). Auf Kundenwunsch sind kürzere Retention-Fenster konfigurierbar.
Bei jedem Aufruf unserer Webseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners (Server-Logfiles). Folgende Daten werden hierbei für maximal 14 Tage gespeichert:
Wichtiger Hinweis (EU AI Act Art. 50): Wenn Sie eine PhonAI-vermittelte Telefonnummer eines unserer Kunden anrufen, sprechen Sie mit einem KI-Telefonassistenten („Robin"). Dieser offenbart sich zu Beginn jedes Gesprächs als KI. Sie haben jederzeit das Recht, auf einen menschlichen Mitarbeiter weitergeleitet zu werden — sagen Sie einfach „Mensch bitte" oder „echte Person". Robin verbindet Sie sofort ohne weitere Rückfragen.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung — der Anrufer wendet sich aktiv an unseren Kunden zwecks Serviceleistung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation).
Wir setzen für den Betrieb der PhonAI-Plattform folgende Auftragsverarbeiter ein. Mit jedem wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Übermittlungen in Drittländer (USA) erfolgen auf Basis der Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission und/oder Data Privacy Framework.
| Dienst | Zweck | Sitz | Datenkategorie |
|---|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | DNS, CDN, DDoS-Schutz, SSL für phonai.de | USA (mit EU-Region-Routing) | IP, User-Agent, Zugriffszeitpunkt |
| Hetzner Online GmbH | Server-Hosting (Anwendung + Datenbank) | Deutschland (Falkenstein/Nürnberg) | Logs, App-Daten, verschlüsselte Backups |
| INWX GmbH | Domain-Registrar phonai.de + phonai.eu | Deutschland (Halle) | WHOIS-Inhaberdaten |
| Telnyx LLC | SIP-Telefonie-Trunk (Frankfurt-Edge) | USA (mit DE-PoP) | Telefonnummer, Anrufdauer, SIP-Header |
| Twilio Inc. | SIP-Trunk (Übergangsweise bis Telnyx-Migration) | USA | Telefonnummer, Anrufdauer |
| LiveKit Inc. | Real-Time-Voice-Streaming (Germany-2-Region) | USA (mit DE-Edge) | Audio-Streams (nicht persistiert), Verbindungs-Metadaten |
| Soniox, Inc. | Speech-to-Text (Spracherkennung) | USA | Audio-Stream während Verarbeitung, Transkript-Output |
| Cartesia AI Inc. | Text-to-Speech (Sprachsynthese) | USA | Text-Eingabe für Sprach-Synthese |
| Anthropic PBC | LLM-Inferenz (Sprachverständnis & Antwort-Generierung) | USA | Gesprächs-Transkript, generierte Antworten |
| Cal.com Inc. | Terminbuchung in Kunden-Kalender | USA (EU-Datenresidenz buchbar) | Name, Telefon, Terminzeit |
| Meta WhatsApp Business / Twilio WhatsApp | Optional: Versand von Gesprächs-Zusammenfassungen | USA / EU | Telefonnummer (Empfänger), Nachrichten-Text |
| Sentry (Functional Software, Inc.) | Fehler-Monitoring (PII-Filter aktiv) | EU-Region (Frankfurt) | Stack-Traces, anonymisierte Metadaten (KEINE Audio/Transkripte) |
Wenn Sie als Unternehmen die PhonAI-Plattform für Ihre eigenen Endkunden einsetzen, ist die RisMa GmbH Ihr Auftragsverarbeiter. Der notwendige AVV-Vertrag (RisMa GmbH ↔ Kunden-Unternehmen) wird vor Inbetriebnahme abgeschlossen und enthält die Liste oben als Sub-Auftragsverarbeiter.
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte uns gegenüber zu:
Self-Service: Auskunft & Löschung in 2 Minuten
Wenn Sie bei einem PhonAI-Kunden angerufen haben und wissen möchten, welche Daten zu Ihrer Telefonnummer gespeichert sind (Art. 15) oder diese löschen lassen wollen (Art. 17): Geben Sie Ihre Telefonnummer ein, wir senden Ihnen per SMS einen 6-stelligen Code. Anschließend erhalten Sie einen sicheren Download-Link (24 Std. gültig) mit allen gespeicherten Daten als ZIP.
Antwortfrist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO: ein Monat. Eine kostenlose Auskunft je Telefonnummer pro 90 Tage (Art. 12 Abs. 5). Bei Fragen schreiben Sie an datenschutz@risma-gmbh.de.
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
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Konkret eingesetzte Einträge:
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Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutz- erklärung.